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RELACIÓN ELECTRÓNICA CON LAS ADMINISTRACIONES: ALGUNA CLAVES PRÁCTICAS

Para facilitar esta transición, la Delegación del Gobierno en Aragón, en colaboración con la Asociación de Colegios Profesionales de Aragón (COPA), organizó el pasado 4 de noviembre una sesión informativa para dar a conocer a los profesionales algunas claves prácticas para sacar el máximo partido a la Administración electrónica. Las Leyes 39/15, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y 40/15, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público marcan, en lo que aquí interesa,  un nuevo hito en el ya largo camino recorrido en la política pública de Administración Electrónica, y consolidan, actualizan y amplían el ya exhaustivo marco jurídico que regula la prestación segura de servicios públicos digitales.

El objetivo, tal y como establecen la UE, la Agenda Digital para España y el Plan de transformación digital de la Administración General del Estado (AGE) y sus organismos públicos 2015-2020, es que la Administración sea totalmente digital en 2020, y que la vía electrónica sea la preferida por la ciudadanía, superando la situación actual en la que, a pesar de todos los avances, el canal presencial es el más utilizado.

Para ello, aunque se mantiene para los ciudadanos en general el derecho de opción entre la vía telemática o la convencional –de modo parecido a la Ley 11/2007, de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos-, se impone la relación electrónica entre Administraciones y entre éstas y los empleados públicos en el desempeño de su función, así como a las personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica y profesionales de colegiación obligatoria.

En contrapartida, las Administraciones deben garantizar que cuentan con los medios para cumplir con estas obligaciones y asistir a los interesados en su utilización. Cumpliendo con este deber, la Delegación del Gobierno en Aragón diariamente atiende en sus oficinas a decenas de ciudadanos, y  ha realizado varias sesiones informativas en las que se han ofrecido algunas claves prácticas, que resumimos a continuación.

PAG y “Mi Carpeta”

Para facilitar la localización de trámites y procedimientos en las distintas Sedes Electrónicas, se ha creado una “Sede de sedes” o Punto de Acceso General (PAG). En él se encuentra el acceso a “Mi Carpeta”, en la que cada persona puede encontrar los expedientes en los que es interesado, los asientos registrales que se han realizado entre administraciones con sus propios datos o los datos personales en poder de la administración, y sobre ellos, por ejemplo, obtener certificados online desde su propia casa (como el de delitos de naturaleza sexual). Las posibilidades aumentan día a día, a medida que las distintas administraciones se van sumando a estas plataformas.

Identificación y firma electrónicas

Con carácter general, para realizar trámites sólo es necesaria la identificación, mientras que se exige la firma cuando debe acreditarse la voluntad y consentimiento del interesado ( por ejemplo para recursos, declaraciones responsables, comunicaciones, etc.). El certificado electrónico acredita la identidad e incluye la firma digital, por lo que permite completar cualquier procedimiento. Todos los ciudadanos disponemos de uno de persona física en nuestro DNIe, pero hay muchos otros también válidos, como el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, en modo software, o incluso para el móvil (puede obtenerse en las Delegaciones y Subdelegaciones del gobierno). Existen además los certificados de representación, de Administrador Único y Solidario, de Persona Jurídica y de Entidad sin personalidad jurídica (éstos últimos solo pueden solicitarse en la AEAT).

Autenticarse es también posible a través de Cl@ve. Una vez registrado en este sistema, se accede a los distintos servicios electrónicos mediante la fórmula usuario+contraseña y desde cualquier dispositivo. Cl@ve permitirá también la firma a través de “certificados en nube” almacenados y custodiados por la Administración Pública, aunque esta posibilidad aún está en ciernes.

Registro Electrónico de Apoderamientos (REA)

La inscripción en este registro permite acreditar la representación otorgada a terceros por un interesado. El REA está en desarrollo y solo permite apoderar para procedimientos determinados, pero deberá estar plenamente operativo en octubre de 2018. Para registrarse telemáticamente es necesario que poderdante y apoderado dispongan de certificado electrónico. En otro caso, un funcionario habilitado podrá hacer ese registro siempre que exista previamente un apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal del poderdante y del apoderado o solamente del poderdante, dependiendo del tipo de procedimiento.

Notificaciones


Los sujetos obligados recibirán siempre sus notificaciones por la vía electrónica (salvo las excepciones contempladas en la Ley 39/15) y, como sucede en el trámite presencial, deberán firmarlas, por lo que un certificado electrónico es imprescindible. El acceso puede hacerse por “Comparecencia electrónica” o por “Dirección electrónica habilitada (DEH)”. En la primera, el órgano administrativo es el que pone a disposición del interesado la notificación en su Sede Electrónica, a la que éste debe acudir; en la segunda, es el interesado el que solicita la creación de un único buzón virtual para que allí se le remitan las notificaciones, con carácter general o suscribiéndose a procedimientos determinados. La DEH es una cuenta que proporciona la Administración y que ofrece  garantías como el sello de tiempo o el acuse automático de recibo.

 

Una novedad es el “aviso de notificación” para advertir al interesado de que tiene una disponible. No sirve como notificación ni la sustituye. El aviso se recibe en una cuenta de correo electrónico que ha especificado previamente el sujeto obligado y en él aparecerá un enlace que le redirigirá, bien a la sede electrónica o a su DEH, para que pueda aceptar o rechazar la notificación.


Registro Electrónico de la Administración General del Estado (REGAGE)


Es muy importante tener en cuenta que si un sujeto obligado presenta una solicitud presencialmente en un registro, será requerido para que la presente electrónicamente y, tal como establece el art. 68.4 de la Ley 39/2015, “a estos efectos, se considerará como fecha de presentación de la solicitud aquella en la  que haya sido realizada la subsanación”.

 

El REGAGE es especialmente útil para la presentación electrónica de solicitudes, escritos o comunicaciones, tanto para las que se dirigen a órganos administrativos de la AGE como de cualquier otra Administración, siempre que esté integrada en el Sistema de Interconexión de Registros (el propio REGAGE incluye el listado actualizado de registros interconectados). Además, es un excelente comodín para cuando no existe, o no se encuentra, en una Sede Electrónica concreta, un procedimiento electrónico específico. Como todos los registros electrónicos, funciona las 24 horas, todos los días del año, y al incluir los inhábiles hay que tener en cuenta el artículo 31 de la Ley 39/15 en cuanto al cómputo de plazos: “cuando se registre en un día inhábil, la presentación se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil. Los documentos se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo fueron en el día inhábil. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán anteriores, según el mismo orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior”.